城市绿化档案工作初探

    档案是美化环境、创建文明卫生城市重要活动的真实记录。管好用好城市绿化档案，对提高城市品位，促进城市建设事业的发展具有重要的意义。因此，我们必须把握住城市绿化档案的特点，认真做好城市绿化档案的收集整理、保管利用工作，使城市绿化档案工作更好地为城市建设及各项工作服务。

    一、城市绿化档案的形成及其内容

    1.绿化档案的形成。绿化档案是在绿化建设工作中形成的具有保存价值的文字、图纸、照片、图片及不同载体的文件材料。绿化档案有城市道路绿化、绿带、绿筲；有环岛、广场绿化；有景点绿化、小区绿化。

    2.绿化档案内容。大致可划分为：

    (1)城市绿化工程档案。包括街道绿化、绿带、绿篱、环岛绿化、广场绿化等绿化工程中形成的文字材料、绿化布置图、绿化小品设计图、照片及工程竣工验收资料。

    (2)古树名木档案。包括在古树名木管理养护中成的文子材料，古树名木所在的地理位置、树名、学名、科属、树龄等鉴定中形成的档案卡、照片、养护管理责任书和调查的情况记录及应采取的保护措施等。

    (3)园林绿化档案。包括新建园林景点、旧园改造、修建等园林建筑的绿化配套工程项目中形成的各种文件材料，设计图纸、方案，论证材料。

    (4)城市绿化普查档案。包括上级文件，工作方案，绿化普查中形成的各类通知、简报、计划、办法、总结、说明、责任书，各类普查表册、计算机软件。

    (5)其它绿化工作中形成的档案。包括绿化团体学会工作、年会、学术研讨中形成的文件材料；绿化工作会议的文件、会议资料。

    二、城市绿化档案的特点

    城市绿化档案除一般档案所有的特点外，还有它自身所具有的特殊性，其主要表现在：

    1.专业性。城市绿化档案专业性的表现，除在绿化管理业务工作中所应遵循、适用的规范是国家有关绿化政策这一特定性外，在城市绿化建设中要根据绿化的生长特点，选择地点进行规划、设计、布局、种植养护管理。因而，其在各项绿化工作中所形成的档案与其它档案相比，具有较强的专业性。

    2.分散性。城市绿化的好坏，标志着一个城市的精神面貌。由于园林建筑、古树名木等年代的久远，载体的多样性，使得一些档案往往分散在文物、博物、园林科研史志及院校各单位。这就决定其分散性。

    3.载体形式的多样性。城市绿化档案既有一般档案的共性，但又存在着差异，其载体有纸质、感光材料磁性材料等制成的档案；有锦旗、奖章、奖杯等实物；有志书、实物遗存、图片等，经收集整理或加工成文献资料后，也可作为档案保存。

    三、搞好城市绿化档案工作的几点设想

    1.要根据城市绿化总体规划，做好绿化档案的征集工作。绿化规划，经设计定案实施后形成了大量的档案资料，在接收时，不能只注重接收帐内”的相关档案，必须对一个城市总体规划中形成的档案资料、涉及城市绿化的重点工程会议资料、城市绿化系统规划会议资料、创建城市精神文明建设中环境绿化方面资料，以及一些补充有参考价值的资料和有凭证作用或有纪念意义的实物。

    2.突出重点，抓好重点绿化工程的建档工作。要根据城市特点建立有特色的城市绿化阿络体系，抓好绿化工程建档工作。其重点工程包括：重点风景区的建设；主要道路绿化；滨河绿带；典型住宅小区绿化；政府机关、大专院校的绿化工程等。根据档案工作的现状特点和规律，从思想组织制度等方面加强对重点工程项目档案工作的领导，在收集整理环节上实行超前服务，改变常规的滞后服务现象，要指派专门人员进行收集、积累。建档的关键在于收集，工程竣工验收时，档案材料是否齐全准确要作为验收条件之一列人项目的验收内容。

    3.加强绿化档案的开发利用，促进城市绿化事业的发展。

    (1)档案利用工作是档案管理系统自我完善的在动力。变档案工作服务性的被动为利用工作的主动，是提供档案利用的关键。要及时了解用户的基本情况和需求从调查和预测绿化工作着手，开展对用户需求的研究做到心中有数，变消极等待为积极主动如在创建文明卫生城市工作中，城市绿化工作内容就占有相当大的比例在此项工作的检查、评价、验收中，可以积极主动地提供城市绿化统计资料。

    (2)开展以城市绿化为主题的展览，通过照片、图片及文字说明的形式，介绍城市绿化工作的现状，绿化工作成就以及绿化与各行各业乃至与人们的生活关系。

    (3)要把握好绿化档案工作的重点改变档案工作重收集轻利用、重保管轻研究的状态。要改变这种状况，采取有针对性地选择档案参加各种技术交流以此来拓宽利用渠道，促进档案流向技术市场；流向生产流向经营。

    (4)发挥档案人员的自身优势，根据本单位和社会的需求拓展服务渠道，开展档案调研，进行深层次的开发利用。档案人员要根据利用者的需求，搞一些绿化专题汇编，绿化基础数据汇编，也可把省内外、同行业的绿化基础数据编制成对比表供用户利用促进城市绿化事业的发展。